Własny pracownik vs outsourcing działu
Do prowadzenia i rozwoju firmy potrzebnych jest wiele wyspecjalizowanych osób. Aby wygrać z konkurencją i nie poddać się biurokracji, musisz mieć dobrych specjalistów. Na niektóre z działów istnieją dwa rozwiązania: własny pracownik lub outsourcing działu.
Dzisiaj poruszę temat związany mniej z dziedziną naszych działań, a bardziej z aspektem prowadzenia firmy. Do sprawnego funkcjonowania firmy (a przynajmniej tych większych) potrzeba wielu osób o różnym wykształceniu. Oczywiście jedna osoba może zrobić wszystko, pytanie tylko czy zrobi to dobrze? Jeśli jednak chcesz mieć specjalistę, możesz go zatrudnić jako pracownika lub wynająć poprzez usługi firmy.
Własny pracownik
Nie możesz całe życie polegać na jednym ”człowieku orkiestrze”, nawet jeśli tym człowiekiem jesteś Ty. Prędzej, czy później, będziesz musiał nauczyć się oddelegowywać obowiązki, szczególnie te, w których nie jesteś specjalistą. W standardowej wersji zatrudniasz pracowników w swojej firmie. Jak wygląda ta opcja?
Plusy
Pracownicy zatrudnieni przez Ciebie pracują tylko dla Ciebie i cały czas są zaznajomieni z Twoim tematem, nie przerywając pracy i nie zapoznając się z inną branżą czy inną polityką firmy. Masz pewność (jeśli można tak powiedzieć, bo przy pracownikach nigdy nie ma żadnej PEWNOŚCI), że mu się nie pomylą firmy albo, co gorsza, misja-strategia.
To Ty planujesz i kontrolujesz działania swoich pracowników. Jeśli pracują w Twoim biurze, wiesz ile czasu poświęcają na swoje obowiązki, ile na odpoczynek, a ile na edukację. Przy outsourcingu usług wszystko dzieje się na zewnątrz, więc nie do końca możesz to kontrolować – musisz zaufać, że praca jest wykonywana, kiedy tego oczekujesz.
Masz pracownika pod ręką zawsze, kiedy czegoś potrzebujesz. Nieważne, czy chcesz zobaczyć raport, zlecić jakieś zadanie, czy nagle potrzebujesz banera, faktury itp. Wystarczy podejść do niego lub zawołać go do swojego biura.
Minusy
Aby prowadzić prężnie firmę, musisz mieć co najmniej:
- księgowość,
- marketing,
- obsługa klienta + sprzedaż,
- obsługę IT,
- HR.
Zakładając, że nie zatrudniasz pracownika na umowę o pracę, bo takiej będą oczekiwać specjaliści, musisz spełnić szereg warunków. Musisz opłacić składki, przygotować miejsce pracy, zapewnić zaplecze socjalne dla każdego z tych pracowników.
W obsłudze IT mieści się jeszcze kilka pojedynczych stanowisk. Możesz potrzebować kogoś do obsługi Twojej strony/sklepu i osobę do napraw sprzętu (jak zepsuje się drukarka, przestaną działać znaki na klawiaturze, do stworzenia sieci). Można tak podzielić wszystkie wspomniane kategorie. Jeden pracownik działu, nie wykona więc wszystkich czynności i nadal, niektóre z nich będzie trzeba zamawiać na zewnątrz, co przyniesie dodatkowe koszty.
Pracownik, nawet dobry specjalista, w czasach szybkiego rozwoju gospodarki, internetu i nauki, potrzebuje branżowych szkoleń i spotkań. Na pewno chciałbyś, żeby Twój pracownik od grafiki znał nowe trendy, marketer najnowsze narzędzia a księgowy przepisy. Musisz zapewnić i często też znaleźć mu szkolenia. Przeszukanie i weryfikacja szkoleń, a także ich opłacenie to już pewne wyzwanie. Pracownicy agencji czy firm, u których outsourcingujesz usługi zazwyczaj sami dbają o taką wiedzę i to ich szefowie, muszą martwić się o odpowiednie szkolenie podnoszące ich kompetencje.
Zajmowanie się jednym tematem, które umieściłam w plusach, niestety muszę też podać tutaj. Próbowałeś kiedyś przez miesiąc codziennie wykonywać dokładnie taką samą pracę? Po pewnym czasie można dostać mdłości. Pracownicy, którzy od czasu, do czasu, zmieniają temat swojej pracy, “odpoczywają” i wracają do tematu z większym zaangażowaniem i świeżymi pomysłami. Głównie tyczy się to działów kreatywnych, jak marketingowiec, copywriter czy grafik, ale także księgowa pewnie z chęcią dla odmiany policzyłaby coś innego ;)
Outsourcing usług
Outsourcing polega na zlecaniu pewnych działów swojej firmy innym firmom. Najczęstszymi “wynajmowanymi” specjalistami są:
- programiści i ekipa od zadań specjalnych w sieci,
- Marketingowcy (szczególnie obsługa komunikacji internetowej),
- dział rozliczeń (księgowość internetowa i tradycyjne biura rachunkowe),
- Human Resources i kadry.
Przyjmy się teraz temu rozwiązaniu.
Plusy
Nie musisz starać się, aby Twój pracownik czuł się jak w domu. To właściciel wynajętej przez Ciebie firmy dba o to, aby jego pracownicy, którzy wykonują m. in. Twoje zlecenia, czuli się odpowiednio w swojej pracy. Aby byli odpowiednio motywowani, mieli sprzęt do pracy, stanowisko i inne niezbędne elementy. Ty musisz martwić się tylko, aby zaakceptować projekt lub wskazać zmiany i na czas zapłacić fakturę.
Wiesz, że masz specjalistę nad specjalistami ;) Jeśli prowadzi więcej firm niż Twoja, na pewno był już w stu kryzysowych sytuacjach i zna bardzo różne przypadki, więc jeśli przytrafi Ci się coś niespodziewanego, on już pewnie będzie znał rozwiązanie.
Większość agencji czy biur rachunkowych nie zamyka się na jednym pracowniku. Jest ich więcej i współpracują ze sobą, wspomagają się. Jeśli jedna księgowa ma z czymś problem, zapyta drugą, jeśli grafik nie ma pomysłu na hasło, zapyta copywritera. Przy większej ilości pracowników jest też prawdopodobieństwo, że są wykwalifikowani w jednej kategorii. Np. 3 osoby od marketingu: jedna od social media, druga od mailingu a trzecia od treści i chwytliwych haseł. Wąsko wykwalifikowane osoby, będą skuteczniejsze niż marketer, który musi wykonać wszystko.
Nie możesz, ale i nie musisz ich sprawdzać. To można przekuć także jako plus. Jeśli wynajmujesz większą firmę oferującą usługi, których potrzebujesz i jest tam pewna grupa pracowników, na pewno mają przełożonego lub Projekt Menagera, który pilnuje, aby wszystko było zrobione dobrze i na czas. Również kiedy jest to jedna czy dwie osoby, muszą same organizować sobie prace. Ty możesz rozliczać ich z efektów i terminów.
Wracając do tego, co najbardziej działa – koszty. Mniej pracowników to mniejsze składki. Opłata abonamentu, za usługi np. 5 osobowego zespołu, na pewno będzie znacznie niżnsza niż zatrudnienie tych 5 osób.
Minusy
Zamawianie usług u wyspecjalizowanych firm jest także w pewien sposób ryzykowne, jednak dobra firma, która zajmuje sią obsługą jakiegoś działa u klienta powinna je szybko minimalizować.
Pracownik zajmujący się Twoją sprawą, może nie znać Twojej branży. Zapewne będzie znał ją trochę słabiej, niż osoba, która pracuje dla Ciebie. Nie zmienia to jednak faktu, że jeśli dany pracownik, faktycznie jest specjalistą, przyzwyczajonym do obsługi kilku klientów w jednym czasie, szybko się jej nauczy. Tacy specjaliści, spędzają kilka dni na nauce “branży” (np. poznaniu konkurentów czy Twojej oferty) zanim zaczną działać na rzecz firmy.
Nie wiesz też, jaki masz “priorytet” w danej firmie. Wszędzie (nie oszukujmy się) zdaża się, że ktoś dzwoni i chce coś na wczoraj. Wówczas prace, na które jest więcej czasu, odkłada się na “trochę później”. W przypadku, kiedy firma ma wielu klientów, nie wiesz, kiedy poświęca czas na Twoje zamówienie i czy poświęca go odpowiednio dużo. Jednak nie ma co się martwić o czas, dopóki widzisz efekty.
Outsourcing górą!
Nawet jeśli samodzielnie zastąpisz dział finansów i zarządzanie, nadal potrzebujesz wsparcia w reszcie działań. Nieuniknione więc będzie zatrudnienie kogoś, kto zajmie się danym działem.
Ile w przypadku księgowej, bądź osób, które raczej pracują indywidualnie i przyzwyczajone są do jednego typu działań, różnica może nie być duża, tyle przy działach kreatywnych korzystniej jest wybrać agencję/firmę.
Za wygraną outsourcingu działu firmowego, przemawiają 3 główne czynniki: cena (płacisz mniej za więcej), specjalizacja (sprawdzeni specjaliści) i wielkość ekipy/ działu.
W końcu “co dwie głowy to nie jedna”, a w przypadku zadań wymagających kreatywności, im więcej, tym lepiej.
Minusy, które pojawiały się przy tym rozwiązaniu, można łatwo zneutralizować :)
