Krajowy System e-Faktur już niedługo obowiązkowy. Jak zmieni się wystawianie faktur?
Krajowy System e-Faktur działa już od jakiegoś czasu, jednak dopiero w 2024 część przedsiębiorców będzie zobligowana do wystawiania faktur VAT online. Dowiedz się więcej na temat wystawiania dokumentów kosztowych w formie elektronicznej. Od kiedy będzie obowiązywać i kogo dotyczyć?
Część właścicieli firm z Krajowym Systemem e-Faktur mogli się już zetknąć. Ten ogólnokrajowy program do wystawiania faktur działa od 1 stycznia 2022 roku. Niemniej dopiero w 2024 roku część przedsiębiorców będzie musiała wystawiać faktury VAT przez KSeF. Poznaj działanie Krajowego Systemu e-Faktur i sprawdź, kiedy wystawianie faktur za jego pomocą będzie dotyczyć każdego biznesu.
Ustrukturyzowane faktury online – co to znaczy?
W chwili powstawania tego artykułu każdy przedsiębiorca miał trzy sposoby na wystawienie dokumentu sprzedażowego. Faktura VAT mogła zostać sporządzona w formie papierowej, faktury online (np. w formacie PDF) bądź właśnie z wykorzystaniem KSeF. Wymogiem było jedynie, aby każdego tego rodzaju dokument spełniał wymogi, które mogą zakwalifikować go jako fakturę VAT. Od jakiegoś czasu wiadomym jednak było, że rząd zamierza wprowadzić tzw. faktury ustrukturyzowane. W efekcie wzór faktury PDF nie będzie już zależy od programu, w którym dokument jest wystawiany. Wszystkie faktury wystawiane przez polskich przedsiębiorców mają wyglądać tak samo, a różnić je będzie numeracja oraz oczywiście poszczególne dane. Należy jednak podkreślić, że dostęp do KSeF będzie możliwy zarówno poprzez narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów, jak i komercyjne programy. Dla wielu przedsiębiorców oznaczać to będzie zatem aktualizację i rozwój programów do fakturowania online.
Ustrukturyzowany wygląd faktury to tylko jeden z elementów, które składają się na KSeF. Jeden program do fakturowania online dla wszystkich przedsiębiorców ma również sprawić, że każdy dokument sprzedaży będzie bardziej transparentny i oficjalny. Jak będą wyglądać szczegóły?
Wystaw fakturę w KSeF – co zmieni się dla przedsiębiorców?
Dotychczas wystawienie faktury było tylko etapem prowadzenia działalności gospodarczej. Nadanie numeru dokumentu, wpisanie danych czy kwot – dopóki dokumenty nie zostały zaksięgowane i rozliczone przez rachunkowość, nie miały tak dużej wagi, jak będzie już niebawem. Dokument wystawiony w KSeF trafia bowiem od razu do archiwum faktur i wystawca nie ma już możliwości edytowania go. To właśnie podstawowa różnica, na którą powinni zwrócić uwagę przedsiębiorcy. Dawniej mogło być przecież tak, że jeśli wystawca pomylił się np. w kwocie na fakturze czy też wybrał niewłaściwą stawkę VAT, mógł skorzystać z funkcji programu do fakturowania i edytować dokument bez żadnych konsekwencji. Naturalnie jeśli faktura online bądź papierowa nie zostały jeszcze zaksięgowane. W przypadku systemu KSeF nie można tak łatwo zmienić np. wspomnianej stawki VAT. Program do e-faktur KSeF automatycznie archiwizuje dokumenty, zapamiętując m.in. datę wystawienia. Dlatego jeśli wystawisz fakturę z błędem, nawet przed zaksięgowaniem stracisz możliwość zapisania nowej wersji dokumentu. Jednym rozwiązaniem będzie wystawić fakturę korygującą.
Druga najważniejsza zmiana to sposób dostarczania dokumentu do kontrahenta. Dziś wiele firm działa w stosunkowo łatwy sposób. Każdy przedsiębiorca ma możliwość generowania dokumentów sprzedażowych za pomocą prostego programu do fakturowania. Dokumenty można wysłać drogą mailową zarówno do księgowego, jak i odbiorcy faktury. W przypadku KSeF będzie obowiązywał jeden program do faktur, a jedną z jego funkcji będzie przesyłanie faktur na dane nabywcy. Zatem w przypadku e-faktur KSeF mailem będzie można wysłać jedynie informację o wystawionej fakturze, natomiast za jej dostarczenie do odbiorcy odpowiedzialny będzie system.
Wystawianie faktur w KSeF – kiedy nowy program do faktur będzie obowiązkowy?
Ministerstwo Finansów przesuwało datę wprowadzenia systemu KSeF i ostatecznie przez długi czas wydawało się, że datą graniczną dla przedsiębiorców będących aktywnymi płatnikami VAT będzie 1 lipca 2024. W momencie powstawania tego artykułu Minister finansów Andrzej Domański zadeklarował w mediach, że termin ten jest niemożliwy ze względu na zbyt dużą liczbę błędów, jakie zawiera program. Naturalnie dokumenty nie mogą funkcjonować w takim systemie, wobec czego znów będziemy mieli do czynienia z opóźnieniem. W radiowej rozmowie minister przyznał, że jego zdaniem wprowadzenie obowiązkowego KSeF w 2024 roku będzie niemożliwe.
Przypomnijmy, że wcześniej władze zapewniały, że od 1 lipca przedsiębiorcy będący aktywnymi płatnikami podatku VAT będą zobligowani do korzystania z e-faktur KSeF. Z kolei pozostali właściciele firm, niebędący płatnikami VAT, mieli wystawiać faktury w KSeF od 1 stycznia 2025 roku. Póki co jednak nie ma nowej daty. Jak można przeczytać na stronie MF “Ministerstwo Finansów zleci przeprowadzenie zewnętrznego audytu informatycznego dotyczącego KSeF i wskaże nowy termin wdrożenia systemu.” Wychodzi zatem na to, że na komfortowe i ustrukturyzowane faktury online przedsiębiorcy będą musieli jeszcze zaczekać.
